SWOT

Analisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman (strengths, weaknesses, opportunities and threats/SWOT) adalah perangkat analisis yang paling populer, terutama untuk kepentingan perumusan strategi. Asumsi dasar yang melandasi adalah organisasi harus menyelaraskan aktivitas internalnya dengan realitas eksternal agar dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Peluang tidak akan berarti manakala perusahaan tidak mampu memanfaatkan sumber daya yang dimilikinya untuk memanfaatkan peluang tersebut. Kemampuan analisis SWOT bertahan sebagai alat perencanaan yang masih terus digunakan sampai saat ini, membuktikan kehebatan analisis ini di mata para manajer. Analisis SWOT telah lama menjadi kerangka kerja pilihan bagi banyak manajer, karena kesederhanaannya, proses penyajiannya, serta dianggap dapat merefleksikan esensi dari suatu penyusunan strategi, yaitu mempertautkan peluang dan ancaman dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. Namun, analisis SWOT adalah sebuah pendekatan konseptual yang luas, yang menjadikannya rentan terhadap beberapa keterbatasan. Pearce dan Robinson mengungkapkan beberapa keterbatasan analisis SWOT ini.

Langkah 1: Menyiapkan sesi SWOT
• SWOT kemungkinan akan menghabiskan waktu 50 - 60 menit.
• Peserta dibagi dalam kelompok dengan maksimum 6 orang per kelompok.
• Dengan menggunakan alat curah pendapat memilih pelayanan atau komponen pelayanan yang akan dianalisa.
• Setiap kelompok membuat sebuah matriks SWOT sesuai dengan contoh.
• Siapkan kartu dan kertas flipchart untuk setiap kelompok.
• Tentukan seorang Pencatat. Tugas Pencatat adalah mengisi matriks SWOT.

Langkah 2: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan
• Dengan menggunakan curah pendapat, tulis pada kartu semua kekuatan di dalam organisasi (internal). Kekuatan bisa berupa, tenaga trampil, gaji, sarana. Setelah kartu diisi tempelkan pada kertas flipchart.
• Setelah selesai menyusun kekuatan internal, dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan kelemahan di dalam organisasi (internal) pada kartu lalu ditempelkan pada flipchart .

Langkah 3: Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman
• Dengan menggunakan curah pendapat, daftarkan semua kesempatan di luar organisasi (kesempatan ekstern) yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan atau atasi sebuah masalah. Ini bisa berupa latihan, tenaga baru, peraturan baru dan seterusnya.
• Dengan menggunakan curah pendapat, buatlah daftar ancaman di luar organisasi (ancaman ekstern) yang dapat menghalangi pemecahan masalah.

Langkah 4: Melakukan ranking terhadap kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang
• Daftarkan dalam kolom masing-masing: kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang.
• Buatlah ranking setiap kolom. Yang perlu dipikirkan adalah pentingnya kesempatan / ancaman dan berapa besar kemungkinan kesempatan / ancaman tersebut memang akan ada. Begitu juga dengan ancaman dan peluang.

Langkah 5: Menganalisis kekuatan dan kelemahan
• Masukan kekuatan dan kelemahan masuk matriks SWOT.
• Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang paling besar di atas, yang kurang besar di bawah.
• Setelah kekuatan diisi, disusul dengan kelemahan.
• Masukan kesempatan dan ancaman di dalam kolom.
• Hubungkan kekuatan dan kelemahan dengan kesempatan dan ancaman.
• Kombinasi di mana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan baik supaya tetap ada.
• Kombinasi kelemahan dan ancaman adalah keadaan yang paling negatif dan harus dihindari.
• Setiap kombinasi diperiksa ulang kalau memang merupakan jalan keluar untuk mengurangi kelemahan atau ancaman.
Analisis SWOT bukanlah akhir dari proses. Untuk memanfaatkan sepenuhnya alat ini, anda perlu menentukan rencana tindak lanjut. Juga alat ini cenderung berdasarkan pada "pendapat" dan indikator-indikator kualitatif dan belum tentu pada "kenyataan".

visi misi organisasi

Visi
   Visi menciptakan dinamika perubahaan lingkungan organisasi sehingga organisasi dapat bergerak maju menuju masa depan yang lebih baik. Suatu visi merupakan motivasi seseorang dalam menjalankan kegiatan atau usaha yang akan dilakukan agar tidak keluar dari jalur yang telah dibuat dan membuat sebuah organisasi akan mendapatkan semangat baru untuk mencapai sukses sesuai apa yang telah menjadi tujuan usahanya, seperti yang banyak terjadi sekarang ini suatu organisasi tidak bisa memajukan usahanya dikarenakan banyak visi dan misi yang telah dibuat sangat berbeda dengan kenyataan yang telah dilakukan selama ini dan juga tidak bisa memenuhi target yang telah ditentukan seperti apa yang telah menjadi visi sebuah organisasi tersebut. Serring kita dapati beberapa perusahaan yang bangkrut dan tidak bisa menjadikan usahanya lebih maju dikarenakan oleh beberapa factor yang diantaranya adalah apa yang telah menjadi visi dan misi mereka tidak tercapai. Apakah semua organisasi juga memiliki visi dan misi yang sama? Kadang kita sendiri juga tidak bisa memnuhi apa yang telah menjadi target kita selama ini dan bahkan kita sudah berusaha dengan maksimal, suatu organisasi tak jarang yang tidak sesuai dengan visi yang elah mereka buat selama ini dan tidak bisa memnuhi target yang telah mereka bentuk sebelumnya. Organisasi yang tidak bisa menjalankan system manajemen yang berlaku di dalamnya maka akan mengalami keterpurukkan dalam menjalankan sebuah visi yang telah dibuat untuk dicapainya, visi tidak bisa kita buat dengan mudah dan juga tidak bisa terlalu ringan untuk dijalankan semua harus penuh tantangan dan menantang yag bertujuan untuk mencapai target pasar yang berbeda dengan organisasi yang lain, tetapi hal menantang tersebut juga sangat susah untuk dijalankan dan bahkan tidak sedikit gagal dalam menjalankan visi dan misinya atau tidak sesuai dengan sasaran yang telah dibuat sebelumnya.

Misi
   Dalam pembuatan misi sebuah organisasi terkadang lupa akan aspek-aspek yang mendukung di dalamnya sering kita tidak berfikir kritis untuk lebih berusaha agar misi tercapai dan bisa berjalan sesuai dengan planning yang telah dibuat sebelumnya. Misi juga tidak mudah dalam pembuatannya semua harus benar-benar dipikirkan secara matang bila perlu kita melakukan riset terhadap organisasi lain agar misi yang akan dibuat bisa sesuai dengan apa yang telah kita targetkan sebelumnya dan tidak meleset dari jalur yang telah dibuat. Sebuah misi organisasi mampu bersaing dengan organisasi lain dan mampu memberikan style yang berbeda agar para konsumen bisa tertarik dengan sebuah organisasi yang dibuat bila panga pasar kita memang internasional maka kita juga hrus mampu bersaing dan mampu untuk memberikan corak yang baru untuk memperoleh perhatian para masyarakat yang sesuai dengan target kita. Misi tidak berupa suatu kalimat saja tetapai berbagai misi yang akan dicapai tercantum didalamnya banyak hal yang harus diperhatikan agar misi kita bisa berjalan sesuai dengan rencana.